Pravilnik o službenim putovanjima – kako urediti službene puteve u udruzi?

Službena putovanja sastavni su dio rada mnogih udruga. Odlazak na sastanak, edukaciju, seminar, konferenciju, komemoraciju, provedbu projektne aktivnosti ili suradnju s drugim organizacijama – sve su to situacije u kojima udruga može imati troškove puta.

Iako svaka udruga ne mora imati poseban Pravilnik o službenim putovanjima, njegovo donošenje može biti vrlo korisno. Njime se unaprijed uređuje tko odobrava službeni put, kako se put evidentira, koji se troškovi mogu priznati i koja se dokumentacija mora dostaviti.

Tko može biti upućen na službeni put?

Pravilnikom se može odrediti koje osobe mogu putovati u ime udruge.

To nisu nužno samo zaposlenici. Ovisno o potrebama udruge i svrsi putovanja, na službeni put mogu biti upućeni i članovi tijela udruge, članovi, volonteri ili druge osobe koje sudjeluju u provedbi aktivnosti.

Važno je da za svako putovanje postoji jasno odobrenje ovlaštene osobe.

Za svako putovanje – putni nalog

Jedno od osnovnih pravila može biti da se za svako službeno putovanje izdaje putni nalog.

Na njemu se navode podaci o osobi koja putuje, relaciji, svrsi putovanja, vremenu polaska i povratka, načinu prijevoza, odobrenim troškovima i drugim važnim podacima. Ako se koristi privatno vozilo, navodi se i naknada po kilometru.

Na taj način putni nalog nije samo administrativni obrazac, nego dokument koji povezuje odobrenje puta, njegovu svrhu i nastale troškove.

Koliko iznosi naknada po kilometru?

U pravilniku se može unaprijed odrediti iznos naknade za korištenje privatnog vozila. Međutim, praktičnije je propisati da se naknada određuje prema važećim poreznim propisima, odnosno do iznosa koji je u trenutku obračuna neoporeziv.

Time se izbjegava potreba da se pravilnik mijenja svaki put kada se promijeni propisani neoporezivi iznos.

Ujedno se može predvidjeti mogućnost da se za pojedino putovanje odobri i niži iznos, primjerice zbog financijskih mogućnosti udruge ili pravila određenog projekta.

Dnevnica i drugi troškovi

Pravilnikom se mogu urediti i vrste troškova koji se mogu priznati – primjerice troškovi javnog prijevoza, privatnog vozila, goriva, cestarine, parkiranja, smještaja, dnevnica, kotizacija ili ulaznica.

Kod dnevnica je također korisno vezati iznos uz važeće propise, umjesto da se u pravilniku stalno navodi konkretan iznos.

Posebno važno kod projektnih sredstava

Ako se službeni put financira iz projekta, programa, donacije ili drugog namjenskog izvora, to je potrebno jasno evidentirati.

Na putnom nalogu ili pratećoj dokumentaciji može se navesti naziv projekta i izvor financiranja.

Ako financijer za određene troškove propisuje posebna pravila, primjenjuju se i ta pravila. To je posebno važno kod projekata kod kojih nisu svi troškovi službenog puta automatski prihvatljivi.

Dokumentacija nakon povratka

Nakon službenog puta nije dovoljno samo reći da je putovanje obavljeno.

Uz putni nalog potrebno je prikupiti odgovarajuću dokumentaciju – račune, putne karte, potvrdu organizatora, poziv, program ili drugi dokaz iz kojeg je vidljivo da je putovanje stvarno izvršeno.

Može se predvidjeti i kratko izvješće o obavljenom službenom putovanju, osobito kada je putovanje povezano s projektom ili važnom aktivnošću udruge.

U pravilniku se može odrediti i rok u kojem putnik mora dostaviti dokumentaciju. Primjerice, pravilnikom se može propisati rok od osam dana od završetka putovanja.

Evidencija službenih putovanja

Osim pojedinačnih putnih naloga, dobro je voditi i evidenciju službenih putovanja.

Takva evidencija omogućuje udruzi da na jednom mjestu ima pregled službenih putovanja – tko je putovao, kada, kamo, zbog čega i iz kojeg su izvora financirani troškovi.

To je posebno korisno kada udruga provodi veći broj projekata ili ima više osoba koje putuju u njezino ime.

A što kada postoji sukob interesa?

I ovo je pitanje koje se može urediti internim pravilnikom.

Osoba koja odobrava službeni put ili odlučuje o troškovima treba postupati nepristrano. Ako postoji stvarni, mogući ili prividni sukob interesa, potrebno je predvidjeti da se ta osoba izuzima iz odlučivanja te da odluku donese druga ovlaštena osoba.

Na taj se način pravila ne odnose samo na trošenje novca, nego i na način donošenja odluka.

Zašto je dobro imati ovakav pravilnik?

Pravilnik o službenim putovanjima ne mora biti opsežan. Njegova je svrha da na jednostavan način odgovori na nekoliko važnih pitanja:
Tko odobrava put?
Kako se put dokumentira?
Koji se troškovi mogu priznati?
Kako se obračunavaju?
Koja se dokumentacija mora dostaviti?
Tko je odgovoran za provedbu?

Kada su ta pravila unaprijed određena, manje je prostora za različita tumačenja, a udruzi je lakše dokazati zašto je određeni trošak nastao i na temelju čega je isplaćen.

Dobro uređen pravilnik zato ne znači dodatnu administraciju radi administracije.
On daje red jednom sasvim običnom dijelu rada udruge – odlasku na službeni put.

Ines Miljančić