Jednostavna nabava u udruzi – kako urediti postupak i dokumentaciju?

Svaka udruga tijekom svog rada nešto nabavlja – uredski materijal, opremu, usluge, prijevoz, tiskanje promotivnih materijala, najam prostora ili različite druge usluge potrebne za provedbu aktivnosti.

Kod većih i složenijih nabava postupci mogu biti detaljno uređeni posebnim pravilima. No i kod nabava manje vrijednosti važno je imati jasan i transparentan način postupanja.

Zato udruga može donijeti Pravilnik o jednostavnoj nabavi, kojim će urediti kako se nabava planira, provodi i dokumentira.

Od čega krenuti?

Prije svega treba postojati stvarna potreba za nabavom i trebaju biti osigurana sredstva za njezino financiranje.

To može biti nabava potrebna za redovno poslovanje udruge, ali i za provedbu određenog programa ili projekta.

Prije nabave dobro je procijeniti njezinu vrijednost, primjerice na temelju tržišnih cijena, ranijih nabava ili prikupljenih informativnih ponuda. Pri tome se nabava ne smije umjetno dijeliti kako bi se izbjegla primjena određenih pravila.

Treba li uvijek tražiti više ponuda?

To je jedno od pitanja koje udruge često postavljaju.

Pravilnikom se može predvidjeti da se, kada je to moguće, opravdano i u interesu udruge, prikupe dvije ili više usporedivih ponuda.

Time se omogućuje usporedba cijene, kvalitete, rokova isporuke i drugih važnih uvjeta.

Međutim, ako se nabava financira iz projekta, donacije ili drugog izvora koji propisuje točan način nabave ili određeni broj ponuda, potrebno je postupati prema pravilima tog financijera.

Najniža cijena nije uvijek jedini kriterij

Kod odabira ponude nije nužno gledati samo cijenu.

Ovisno o predmetu nabave, mogu se uzeti u obzir i:

• kvaliteta,
• rok isporuke ili izvršenja,
• jamstvo,
• iskustvo ponuditelja,
• urednost dosadašnje suradnje,
• drugi kriteriji važni za konkretnu nabavu.

Ponekad je ponuda nešto skuplja, ali uključuje kvalitetnije proizvode, dulje jamstvo ili druge uvjete koji su za udrugu važni. Zato je korisno unaprijed imati jasno određene kriterije i obrazložiti izbor.

Kako se nabava dokumentira?

Ovo je možda i najvažniji dio cijelog postupka.

Za nabavu je dobro imati dokumentaciju iz koje se može vidjeti:

što se nabavljalo, zašto se nabavljalo, koje su ponude razmatrane, zašto je određena ponuda odabrana i je li roba ili usluga stvarno isporučena.

Ovisno o vrsti i vrijednosti nabave, dokumentacija može uključivati zahtjev za nabavu, procjenu vrijednosti, ponude, zapisnik, odluku o odabiru, narudžbenicu ili ugovor, račun, dokaz o plaćanju i dokaz o preuzimanju robe ili izvršenoj usluzi.

Drugim riječima, nije dovoljno imati samo račun. Dobro je da iz dokumentacije bude vidljiv cijeli tijek nabave.

Narudžbenica, ugovor ili nešto treće?

Ne mora svaka nabava izgledati jednako.

Ovisno o vrijednosti, složenosti i prirodi nabave, odnos s dobavljačem može se urediti narudžbenicom, prihvaćenom ponudom, ugovorom, računom s potrebnim podacima ili drugom odgovarajućom ispravom.

Kod složenijih nabava ili kada to zahtijevaju pravila financijera, može biti potrebno sklopiti i pisani ugovor.

A što je sa sukobom interesa?

I ovo je područje koje je korisno urediti pravilnikom.

Osoba koja sudjeluje u nabavi treba postupati nepristrano i u interesu udruge. Ako postoji stvarni, mogući ili prividni sukob interesa u odnosu na ponuditelja ili predmet nabave, takvu je okolnost potrebno prijaviti i osoba se treba izuzeti iz daljnjeg sudjelovanja u postupku.

Na primjer, ako osoba koja sudjeluje u izboru ponuditelja ima privatni, poslovni ili obiteljski interes povezan s ponuditeljem, takva situacija ne bi trebala ostati neuređena.

Može li se sve raditi elektronički?

Može.

U postupku jednostavne nabave udruga može koristiti elektroničku poštu i druga elektronička sredstva za prikupljanje ponuda, dostavu dokumentacije i komunikaciju s ponuditeljima.

To je posebno praktično jer se ponude, komunikacija i ostala dokumentacija mogu jednostavno sačuvati u elektroničkom obliku, uz mogućnost utvrđivanja sadržaja, pošiljatelja i vremena slanja ili zaprimanja.

Zašto je dobro imati pravilnik?

Pravilnik o jednostavnoj nabavi ne znači da svaka kupnja mora postati kompliciran postupak.

Naprotiv – njegova je svrha unaprijed postaviti jasna pravila.

Udruga tako zna:

• kada se nabava pokreće, tko je provodi, kako se uspoređuju ponude, tko donosi odluku, kako se nabava dokumentira i kako se sprječava sukob interesa.

Posebno je važan kada se troše javna sredstva, sredstva projekata, donacije ili druga namjenska sredstva, jer tada osim internih pravila udruge mogu postojati i posebna pravila davatelja sredstava.

Dobro uređena nabava ne znači nepotrebnu administraciju.

Ona znači da se za potrošeni novac može jasno pokazati – što je kupljeno, zašto je kupljeno, kako je odabran ponuditelj i gdje je novac utrošen.

Ines Miljančić