Financijsko i računovodstveno poslovanje udruge – zašto je dobro imati jasna interna pravila?

Financijsko poslovanje jedno je od područja u kojem svaka udruga, bez obzira na svoju veličinu, mora imati jasno uređena pravila.

Propisi određuju osnovni okvir financijskog i računovodstvenog poslovanja, ali udruga može dodatno urediti kako će se ta pravila primjenjivati u njezinu svakodnevnom radu.

Zato može donijeti pravilnik kojim će detaljnije urediti financijsko i računovodstveno poslovanje.

Od financijskog plana do stvarnog troška

Financijski plan nije samo dokument koji se donese na početku godine.

On je temelj za planiranje prihoda i rashoda te upravljanje financijskim sredstvima udruge. Tijekom godine potrebno je pratiti njegovo izvršavanje i, kada za to postoji potreba, predvidjeti njegove izmjene i dopune.

Dobro interno pravilo može tako jasno povezati planirane aktivnosti, očekivane prihode i planirane rashode.

Svaki poslovni događaj mora imati dokument

Jedno od osnovnih pravila urednog financijskog poslovanja jest da se poslovni događaji evidentiraju na temelju vjerodostojnih knjigovodstvenih isprava.

To mogu biti računi, ugovori, narudžbenice, bankovni izvodi, blagajničke isprave, putni nalozi, obračuni plaća i drugih primitaka te odluke koje imaju financijski učinak.

U praksi to znači da za svaki trošak treba postojati dokumentacija iz koje se može razumjeti što je nastalo, zašto je nastalo i na temelju čega je evidentirano.

Poslovne knjige i pomoćne evidencije

Osim propisanih poslovnih knjiga, udruga može prema svojim potrebama voditi i dodatne evidencije.

Primjerice, može voditi evidenciju članarina, donacija, programa i projekata, ugovora, službenih putovanja, imovine, potraživanja i obveza.

Takve evidencije nisu same sebi svrha. One pomažu da udruga ima pregled nad vlastitim poslovanjem i da se određeni podaci mogu jednostavno pratiti.

Blagajna, plaćanja i predujmovi

Ako udruga posluje s gotovinom, dobro je unaprijed urediti pravila blagajničkog poslovanja, odgovornost za blagajnu i način evidentiranja uplata i isplata.

Jednako tako, interna pravila mogu urediti način odobravanja plaćanja i korištenja predujmova.

Kod predujma je posebno važno da osoba koja ga je primila nakon provedene aktivnosti dostavi dokumentaciju kojom dokazuje namjensko korištenje sredstava, a neiskorišteni dio vrati udruzi.

Imovina udruge također traži pravila

Financijsko poslovanje nije samo pitanje novca na računu.

Udruga raspolaže i imovinom – opremom, inventarom, drugim sredstvima koja koristi za svoj rad.

Zato je korisno urediti popis imovine i obveza, način evidentiranja i korištenja imovine te postupanje kada je nešto potrebno otpisati ili rashodovati.

Posebna pravila za projektna sredstva

Ovo je za udruge posebno važno.

Kada se sredstva dobivaju putem projekta, programa, donacije ili drugog namjenskog izvora, nije dovoljno samo pratiti opća pravila financijskog poslovanja.

Potrebno je voditi računa i o ugovoru o financiranju i pravilima davatelja sredstava.

To može uključivati pravila o prihvatljivosti troškova, preraspodjeli sredstava, izvještavanju ili čuvanju dokumentacije.

Zato je dobro da interna pravila udruge jasno upućuju na obvezu poštivanja i tih posebnih uvjeta.

Unutarnja kontrola nije samo za velike sustave

Udruga može svojim internim pravilima urediti i osnovne mehanizme unutarnje financijske kontrole.

To znači da financijska transakcija treba imati odgovarajuću dokumentaciju i odobrenje ovlaštene osobe, a osobe odgovorne za financijsko poslovanje trebaju pratiti pravilnost i na uočene nepravilnosti pravodobno upozoriti odgovornu osobu.

Drugim riječima, kontrola ne znači nepovjerenje. Ona znači da postoji sustav koji pomaže da se pogreške i nepravilnosti uoče na vrijeme.

I ovdje je važan sukob interesa

Financijska pravila mogu urediti i pitanje sukoba interesa.

Ako osoba koja sudjeluje u odlučivanju ima stvarni, mogući ili prividni sukob interesa, treba ga prijaviti i izuzeti se iz raspravljanja, odlučivanja i glasovanja o tom pitanju.

To je posebno važno kod zapošljavanja, ugovora, isplata, raspolaganja imovinom te provedbe programa i projekata.

Zašto onda imati vlastita interna pravila?

Zakon propisuje što se mora, ali interna pravila mogu pomoći odgovoriti na pitanje kako će se to provoditi upravo u toj udruzi.

Tko odobrava trošak?
Tko vodi određenu evidenciju?
Kako se dokumentira plaćanje?
Kako se postupa s predujmom?
Tko prati financijski plan?
Kako se postupa s projektnim sredstvima?
Kako se čuva dokumentacija?

Kada su odgovornosti i postupci unaprijed uređeni, financijsko poslovanje postaje preglednije i jednostavnije za praćenje.

Dobro financijsko poslovanje nije samo stvar računovodstva. Ono počinje jasnim pravilima, odgovornim postupanjem i urednom dokumentacijom.

A upravo je svrha dobrog internog pravilnika da ta pravila budu jasna, dostupna i primjenjiva u svakodnevnom radu udruge.

Ines Miljančić