U svakodnevnom radu udruge nastaje velika količina različite dokumentacije – od Statuta i zapisnika sa sjednica, preko knjigovodstvene dokumentacije i ugovora, pa sve do projektne dokumentacije, putnih naloga i evidencija imovine.

Kako udruga raste i provodi sve više aktivnosti, vrlo brzo se može dogoditi da dokumentacija bude raspoređena na različitim mjestima, da se računi traže po elektroničkoj pošti ili da važan dokument može pronaći samo osoba koja ga je svojevremeno spremila.

Zato dobro organizirana dokumentacija nije samo pitanje urednosti. Ona je važan dio transparentnog, odgovornog i učinkovitog poslovanja udruge.

Ne postoji samo jedan način organiziranja dokumentacije koji odgovara svakoj udruzi. Sustav treba prilagoditi veličini udruge, načinu rada, broju zaposlenih, projektima i drugim aktivnostima.

Ipak, dobra početna organizacija može izgledati ovako:

1. STATUSNA I TEMELJNA DOKUMENTACIJA

Ovdje se čuva dokumentacija koja se ne odnosi samo na jednu poslovnu godinu, već prati udrugu tijekom njezina postojanja.

To je dokumentacija koja vrijedi sve dok postoji udruga, odnosno do njezine izmjene, zamjene ili prestanka važenja.

Primjerice:

• Statut i njegove izmjene i dopune
• rješenja i druga dokumentacija vezana uz upis u Registar udruga
• OIB i osnovni podaci o udruzi
• podaci o osobi ovlaštenoj za zastupanje
• odluke o izboru i imenovanju osoba u tijela udruge
• drugi važni akti i dokumenti koji određuju pravni i organizacijski položaj udruge.

Savjet: ovu dokumentaciju nije potrebno svake godine ponovno slagati. Ako je Statut izmijenjen, staru i novu verziju treba sačuvati i jasno označiti koja je verzija važeća.

2. SKUPŠTINA I DRUGA TIJELA UDRUGE

Posebno treba organizirati dokumentaciju koja nastaje radom Skupštine, Upravnog odbora i drugih tijela udruge.

Dokumentacija se preporučuje voditi kronološki, odnosno prema datumu održavanja sjednica.

Može sadržavati:

• pozive na sjednice
• dnevne redove
• materijale za sjednice
• zapisnike
• donesene odluke
• izvješća
• druge materijale vezane uz rad i odlučivanje tijela udruge.

Primjerice:

SKUPŠTINA 2026.

→ 1. sjednica – veljača 2026.
→ 2. sjednica – lipanj 2026.
→ 3. sjednica – prosinac 2026.

Na isti način mogu se organizirati i dokumenti Upravnog odbora ili drugih tijela.

Tako se za svaku sjednicu može pronaći cjelokupna dokumentacija na jednom mjestu.

3. KNJIGOVODSTVENA I FINANCIJSKA DOKUMENTACIJA

Ovo je jedna od najvažnijih mapa u svakoj udruzi.

Kod organizacije knjigovodstvene dokumentacije važno je osigurati da se dokument može jednostavno povezati s poslovnim događajem i evidentiranim troškom.

Ulazni računi – URA

Primjerice:

URA 1/2026
URA 2/2026
URA 3/2026

Račune je korisno spremati redoslijedom kojim su evidentirani u knjizi ulaznih računa.

Izlazni računi

Ako udruga izdaje račune, i oni se moraju voditi kronološki, prema njihovom broju.

Bankovni izvodi

I bankovne izvode treba sustavno čuvati, primjerice:

Izvod br. 1/2026
Izvod br. 2/2026
Izvod br. 3/2026

i tako redom.

Uz financijsku dokumentaciju mogu se organizirati i:

• blagajnička dokumentacija, ako udruga posluje gotovinom
• financijski planovi
• financijski izvještaji
• dokumentacija o potraživanjima i obvezama
• druga dokumentacija na temelju koje se evidentiraju poslovni događaji.

Kod dvojnog knjigovodstva neprofitna organizacija vodi propisane poslovne knjige i pomoćne evidencije, a organizacija dokumentacije trebala bi omogućiti jednostavno povezivanje knjigovodstvenog zapisa s pripadajućom dokumentacijom.

4. PLAĆE I DRUGI PRIMICI

Ovo je korisno izdvojiti kao posebnu mapu, a ne ostavljati unutar opće financijske dokumentacije.

Za svakog zaposlenika može se voditi zasebna dokumentacija, uz odgovarajuću zaštitu osobnih podataka.

Ona može sadržavati:

• ugovor o radu i anekse
• odluke vezane uz radni odnos
• evidenciju radnog vremena
• obračune plaće
• JOPPD obrasce
• potvrde odnosno izvještaje povezane s obračunom i isplatom
• drugu dokumentaciju vezanu uz plaće i primitke.

Evidencija radnog vremena često se u svakodnevnom govoru naziva „šihtarica“, dok je službeni naziv evidencija o radnom vremenu radnika.

Kod ove dokumentacije posebno je važno ograničiti pristup samo osobama koje su za to ovlaštene zbog zaštite osobnih podataka.

5. PROJEKTI I PROGRAMI

Ako udruga provodi više projekata, preporučljivo je najprije imati jednu objedinjenu evidenciju svih prijavljenih i odobrenih projekata.

Primjerice, jedna tablica može sadržavati:

Projekt	Davatelj sredstava	Traženi iznos	Odobreni iznos	Razdoblje provedbe	Status
Program „Zajedno za bolje sutra“	Grad / Županija	10.000 €	8.000 €	2026.	odobren
Projekt zaštite prirode	Turistička zajednica	2.000 €	1.500 €	2026.	odobren

Takva objedinjena evidencija omogućuje da se na jednom mjestu vidi što je udruga prijavila, kome, kada, za koji iznos i s kojim rezultatom.

Nakon toga za svaki odobreni projekt otvara se zasebna mapa.

Primjer:

2026. – PROGRAM „ZAJEDNO ZA BOLJE SUTRA“

• prijavni obrazac
• odluka o odobrenju
• ugovor
• proračun
• izmjene i dopune proračuna
• odluke vezane uz provedbu projekta
• dokumentacija nabave
• ponude
• računi
• dokazi o plaćanju
• putni nalozi
• ugovori s izvođačima
• izvješća
• fotografije
• medijske objave
• dokazna dokumentacija o provedenim aktivnostima
• završno izvješće.

Važno kod projektnih troškova

Trošak treba moći povezati s projektom kojem pripada.

Zato je korisno imati i objedinjenu evidenciju projektnih troškova, iz koje se može vidjeti:

• datum troška
• broj računa
• dobavljač
• opis troška
• iznos
• projekt
• proračunska stavka
• način plaćanja
• datum plaćanja.

Tako se financijsko praćenje projekta ne svodi na traženje računa po različitim mapama.

6. IMOVINA I INVENTURA

Ovo je također potrebno voditi kao zasebnu mapu, neovisno o tome gdje je pojedini račun knjižen.

U mapi imovine može se nalaziti:

• evidencija dugotrajne imovine
• evidencija sitnog inventara
• inventarne oznake
• računi i dokumentacija o nabavi imovine
• odluka o imenovanju popisnog povjerenstva
• zapisnici popisnog povjerenstva
• popisne liste
• zapisnik o obavljenom popisu
• odluke o otpisu i rashodovanju
• dokumentacija o doniranju ili ustupanju imovine
• zapisnici o primopredaji
• zaduženja za imovinu i opremu
• druga dokumentacija koja omogućuje praćenje imovine.

Na taj način račun kojim je određena oprema nabavljena ostaje dio knjigovodstvene dokumentacije, dok se u mapi imovine nalazi dokumentacija koja omogućuje praćenje te opreme tijekom njezina korištenja.

To je važna razlika.

7. SLUŽBENA PUTOVANJA

Dokumentaciju službenih putovanja također je dobro voditi zasebno.

Ona može sadržavati:

• putne naloge
• obračune putnih troškova
• račune
• karte i druge dokaze
• dokumentaciju o korištenju privatnog vozila u službene svrhe
• izvještaj sa službenog puta, kada se sastavlja
• drugu dokumentaciju povezanu sa službenim putovanjem.

Ako se putovanje financira iz projekta, dokumentaciju je potrebno moći povezati i s odgovarajućim projektom.

Kod obračuna primitaka i troškova koji podliježu poreznom izvještavanju potrebno je sačuvati i pripadajuću dokumentaciju i obrasce.

8. UGOVORI, SPORAZUMI I DRUGI PRAVNI POSLOVI

Posebnu mapu korisno je imati za ugovore i druge dokumente kojima udruga preuzima određene obveze ili ostvaruje određena prava.

Primjerice:

• ugovori
• aneksi ugovora
• ugovori o djelu
• sporazumi o suradnji
• ugovori o donacijama
• partnerski sporazumi
• drugi pravni i poslovni dokumenti.

Dobro je voditi i jednostavnu evidenciju ugovora iz koje se može vidjeti:

s kim je ugovor sklopljen – datum – predmet ugovora – trajanje – vrijednost – rokovi – odgovorna osoba.

9. ČLANSTVO I VOLONTERI

U ovoj mapi može se organizirati dokumentacija vezana uz članstvo i volontiranje:

• pristupnice
• evidencija članova
• odluke vezane uz članstvo
• volonterski ugovori
• evidencije volontiranja
• potvrde o volontiranju
• druga dokumentacija povezana s volonterskim radom.

I ovdje treba posebno voditi računa o zaštiti osobnih podataka i pristupu dokumentaciji.

Najvažnije pravilo!

Dobra organizacija dokumentacije nije ona koju razumije samo osoba koja ju je napravila.

Ako predsjednik nije prisutan, ako tajnik ode na godišnji odmor ili ako druga ovlaštena osoba mora preuzeti posao, dokument mora biti moguće pronaći bez višesatnog traženja.

Zato treba unaprijed odrediti:

• gdje se dokumentacija čuva,
• kako se označava,
• kojim redoslijedom se slaže,
• tko je odgovoran za njezino vođenje,
• tko joj smije pristupiti.

Dokumentacija udruge treba biti organizirana tako da govori sama za sebe.

Jer transparentnost nije samo u tome da dokument postoji.

Transparentnost je kada se dokument može pronaći, razumjeti i povezati s odlukom, troškom ili aktivnošću na koju se odnosi.

Ines Miljančić