Kad udruga zapošljava – što sve treba urediti?
Zapošljavanje u udruzi nije bitno drugačije od zapošljavanja kod drugih poslodavaca. I udruga kao poslodavac mora urediti radni odnos, sklopiti ugovor o radu, voditi propisane evidencije te obračunavati i isplaćivati plaću i pripadajuća davanja.
1. Prije svega – odluka o zapošljavanju
Prije sklapanja ugovora potrebno je imati jasno utvrđenu potrebu za zapošljavanjem i osigurana sredstva za plaću. Kod udruga to često proizlazi iz redovnog rada udruge ili iz odobrenog programa ili projekta.
Važno je unaprijed definirati što će osoba raditi, na kojem radnom mjestu, u kojem opsegu i pod kojim uvjetima.
2. Ugovor o radu
Radni odnos zasniva se ugovorom o radu. Ugovorom se, među ostalim, uređuju posao koji će radnik obavljati, mjesto rada, početak rada, trajanje ugovora ako je sklopljen na određeno vrijeme, plaća, radno vrijeme i druga prava i obveze.
Udruga ne zapošljava osobu samo „za projekt“, nego mora jasno urediti njezin radni odnos. Ako se posao ili neki drugi važan uvjet rada naknadno mijenja, potrebno je odgovarajuće urediti promjenu, primjerice aneksom ugovora, kada je to potrebno.
3. Pravilnik o radu
Pravilnik o radu detaljnije uređuje prava i obveze iz radnog odnosa, organizaciju rada, plaće i druga pitanja važna za radnike.
No, važno je znati da nije svaka udruga zakonski obvezna imati pravilnik o radu. Obveza postoji za poslodavce koji zapošljavaju najmanje 20 radnika.
I manja udruga može ga donijeti ako želi jasnije urediti radne odnose i unutarnju organizaciju.
4. Prijava radnika
Nakon sklapanja ugovora slijede prijave u sustave obveznih osiguranja. Udruga kao poslodavac mora pravodobno urediti status radnika u obveznim osiguranjima.
Kod zdravstvenog osiguranja HZZO danas omogućuje i elektroničko podnošenje prijava, odjava i promjena putem sustava e-Zdravstveno, a prijave se mogu odnositi na početak, promjenu ili prestanak statusa osiguranika.
Dakle, činjenica da je poslodavac udruga, a ne trgovačko društvo ili ustanova, ne znači da su pravila zapošljavanja „jednostavnija“ ili da se neki od ovih koraka mogu preskočiti.
5. Evidencija radnog vremena
Udruga kao poslodavac mora voditi propisane evidencije o radnicima i radnom vremenu. Evidencija može biti u papirnatom ili elektroničkom obliku.
U svakodnevnom govoru često ćemo reći „šihterica“, ali iza tog jednostavnog izraza stoji zakonska obveza vođenja evidencije radnog vremena.
Posebno je važna kod zaposlenika koji rade nepuno radno vrijeme ili čiji je rad vezan uz provedbu određenog projekta.
6. Obračun i isplata plaće
Za svaki mjesec rada potrebno je obračunati plaću i pripadajuća prava radnika te provesti odgovarajuće porezne i druge obveze.
Podaci o obračunatim primicima, porezu na dohodak i doprinosima prijavljuju se putem JOPPD obrasca kroz sustav Porezne uprave.
U praksi to najčešće za udrugu obavlja računovodstveni servis ili osoba zadužena za računovodstvo, ali odgovornost poslodavca za uredno vođenje radnog odnosa time ne nestaje.
7. Što još treba pratiti?
Radni odnos ne završava sklapanjem ugovora. Tijekom zaposlenja treba pratiti:
radno vrijeme,
godišnje odmore i dopuste,
bolovanja,
promjene plaće ili drugih uvjeta rada,
eventualne anekse ugovora,
evidencije o radniku,
obračune i isplate plaće,
prestanak radnog odnosa i potrebne odjave.
Udruga je poslodavac – i to treba shvatiti ozbiljno
Udruga može imati jednog zaposlenika, nekoliko zaposlenika ili veći broj radnika. Bez obzira na veličinu, kada zasnuje radni odnos, postaje poslodavac sa svojim pravima i obvezama.
Zato je dobro da svaka udruga ima jasno uređeno: tko zapošljava, tko potpisuje ugovor, što radnik radi, kako se vodi evidencija radnog vremena, kako se obračunava plaća i gdje se čuva dokumentacija.
Dobra organizacija radnog odnosa štiti i udrugu i radnika – a uredna dokumentacija pokazuje da se posao vodi odgovorno.
Ines Miljančić
