Elektronička dokumentacija udruge – kako je organizirati, čuvati i zaštititi?
Danas velik dio dokumentacije udruge više ne nastaje na papiru.
Ponude stižu elektroničkom poštom, računi se zaprimaju u PDF-u, ugovori se šalju e-mailom, prijave projekata predaju se putem mrežnih sustava, a komunikacija s institucijama i partnerima odvija se gotovo svakodnevno elektroničkim putem.
Upravo zbog toga se uz dobro organiziranu papirnatu arhivu mora dobro i organizirano posložiti i elektronička arhiva.
Elektronička dokumentacija nije manje važna zato što nije na papiru.
Ona je dio poslovanja udruge i treba biti organizirana na način koji omogućuje da se dokument može pronaći, razumjeti, povezati s poslovnim događajem i zaštititi od gubitka ili neovlaštenog pristupa.
E-mail nije arhiva!
Jedna od najčešćih pogrešaka je razmišljanje: „Dokument se nalazi u e-mailu, znači da je spremljen.” No, to, nije nužno tako!
Ako je, primjerice, ponuda zaprimljena elektroničkom poštom, nije dobro da godinama ostane samo u inboxu.
Isto vrijedi za: ponude i predračune, ugovore, odluke, dopise, potvrde, dokumentaciju vezanu uz projekte, dokumentaciju nabave, račune i drugu financijsku dokumentaciju.
Važan dokument treba iz e-maila spremiti u odgovarajuću mapu, tako da ga kasnije može pronaći i druga ovlaštena osoba.
Elektroničke mape trebaju pratiti logiku papirnate arhive
Ako smo papirnatu dokumentaciju organizirali prema područjima, istu logiku možemo primijeniti i na računalu.
Primjer:
01-STATUT
02-SKUPŠTINA I TIJELA
03-FINANCIJE
04-PLAĆE
05-PROJEKTI
06-IMOVINA
07-SLUŽBENA PUTOVANJA
08-UGOVORI
09-ČLANSTVO I VOLONTERI
Na taj način papirnata i elektronička dokumentacija slijede isti sustav.
Iznimno je korisna tako posložena dokumentacija kada u udruzi više osoba sudjeluje u administrativnim poslovima.
Projekti trebaju imati vlastite mape
Kod projekata je posebno važno ne dopustiti da se dokumentacija rasprši po različitim mapama.
Ako je projekt odobren, za njega treba otvoriti zasebnu mapu.
Primjerice:
05-PROJEKTI
unutar koje mogu biti:
01-PRIJAVA
02-UGOVOR I ODLUKE
03-PRORAČUN
04-NABAVA
05-RAČUNI I PLAĆANJA
06-PUTOVANJA
07-AKTIVNOSTI
08-VIDLJIVOST
09-IZVJEŠTAJ
Tako se za jedan projekt može dobiti cjelovita elektronička mapa.
Ne spremajte sve na radnu površinu!
Radna površina računala nije arhiva.
Ako se na njoj nalaze računi, ugovori, tablice, projekti, zapisnici, fotografije i izvještaji, velika je mogućnost da će se nakon nekog vremena izgubiti pregled.
Radna površina može biti privremeno mjesto za rad, ali dokument koji je važan za poslovanje udruge treba nakon obrade biti spremljen u odgovarajuću mapu.
Što s dokumentima koji su nastali elektroničkim putem?
Ako je dokument izvorno zaprimljen ili izrađen elektronički, treba ga sačuvati u odgovarajućem elektroničkom obliku i na način koji omogućuje njegovo kasnije korištenje.
To se posebno odnosi na knjigovodstvene isprave.
Elektronički račun nije samo „prilog u e-mailu”.
On može biti dio službene dokumentacije udruge i treba ga tako i organizirati.
Kod elektroničkih knjigovodstvenih isprava posebno je važno osigurati njihovu vjerodostojnost, cjelovitost i dostupnost tijekom propisanog razdoblja čuvanja.
Ne brisati dokumentaciju samo zato što je stara!
Kada završi projekt, poslovna godina ili ugovor, to ne znači automatski da se pripadajuća elektronička dokumentacija može izbrisati.
Prije brisanja treba provjeriti:
- postoji li zakonska obveza čuvanja,
- odnosi li se dokument na poslovne knjige,
- postoji li obveza čuvanja prema ugovoru,
- postoje li pravila davatelja financijskih sredstava,
- postoji li neki drugi razlog zbog kojeg dokument treba sačuvati.
Elektronički oblik dokumenta ne znači da se dokument može ranije izbrisati.
Zaštita osobnih podataka
Elektronička dokumentacija često sadržava osobne podatke.
To mogu biti:
- imena i prezimena članova,
- adrese,
- OIB,
- kontakt podaci,
- podaci zaposlenika,
- podaci volontera,
- bankovni podaci,
- podaci korisnika aktivnosti,
- ugovori i drugi dokumenti koji sadržavaju osobne podatke.
Zato nije dobro da svi članovi udruge imaju pristup svim mapama.
Primjerice, mapa: „04-PLAĆE“ trebala bi biti dostupna samo osobama koje za to imaju opravdanu ovlast.
Isto vrijedi za dokumentaciju članstva, zaposlenika i druge dokumente koji sadržavaju osobne podatke.
Tko ima pristup dokumentaciji?
Udruga bi trebala unaprijed odrediti tko smije pristupiti kojoj dokumentaciji.
Dobro organiziran sustav nije samo pitanje toga gdje je dokument spremljen, nego i tko mu može pristupiti.
Sigurnosna kopija – što ako računalo sutra prestane raditi?
Ovo je pitanje koje se često postavi tek kada bude prekasno.
Ako se sva dokumentacija udruge nalazi samo na jednom računalu, kvar računala može značiti i gubitak velikog dijela poslovne dokumentacije.
Zato je potrebno imati sigurnosnu kopiju važnih podataka.
To može biti:
- sigurnosna kopija na drugom uređaju,
- vanjski disk,
- pouzdana usluga za pohranu u oblaku,
- druga odgovarajuća sigurnosna pohrana.
Važno je i da sigurnosna kopija nije stalno izložena istim rizicima kao osnovni podaci.
Drugim riječima:
„Ako je jedina kopija dokumentacije na jednom računalu, dokumentacija nije dovoljno sigurna.”
Elektronička dokumentacija treba biti dostupna i drugoj ovlaštenoj osobi
Dobra organizacija nije ona koju razumije samo osoba koja ju je napravila.
Ako je sva dokumentacija na privatnom računalu jedne osobe ili u njezinom osobnom e-mailu, udruga postaje ovisna o toj osobi.
To nije dobro organizacijsko rješenje.
Udruga treba imati sustav u kojem ovlaštena osoba može, kada je potrebno, pristupiti dokumentaciji i nastaviti rad.
Jednostavan sustav je najbolji sustav
Nije potrebno imati komplicirani informatički sustav da bi elektronička dokumentacija bila uredna.
Često je dovoljno imati:
jasno određene mape + dogovorena pravila imenovanja + ograničene pristupe + sigurnosnu kopiju.
Najvažnije je da se pravila dosljedno primjenjuju
Elektronička dokumentacija ne bi trebala živjeti u inboxu, na radnoj površini ili u glavi jedne osobe.
Treba imati svoje mjesto. Treba imati svoj naziv. Treba imati određenu razinu zaštite.
I treba biti dostupna onima kojima je za rad udruge potrebna.
Ines Miljančić
